PERENCANAAN

PERENCANAAN

            Dari berbagai fungsi administrasi yang dikenal, yang terpenting di antaranya adalah fungsi perencanaan (planning). Mudah dipahami karena berbagai fungsi administrasi lainnya baru berperan apabila fungsi perencanaan telah selesai dilaksanakan. Lebih dari pada itu sebenarnya pelaksanaan berbagai fungsi administrasi lainnya akan berjalan sempurna apabila dapat selalu berpedoman pada perencanaan yang telah disusun sebelumnya.

A.    PENGERTIAN PERENCANAAN

Biily E.Goetz menyatakan perencanaan adalah kemampuan untuk memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapau tujuan.

Robbin dan coulter (2002) mendefenisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Terry (1986) menyatakan bahwa dalam bidang manajemen, perencanaan merupakan dasar bagi fungsi manajemen lainnya, sehingga perencanaan bersifat vital. Secara sederhana, perencanaan berarti menentukan sebelumnya apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

Levey dan loomba dalam azwar (1998) berpendapat bahwa perencanaan merupakan suatu proses menganalisis dan memahami sistem yang dianut, merumuskan tujuan umum dan tujuan khusus yang ingin atau hendak dicapai, memperkirakan segala kemampuan yang dimiliki, menguraikan segala kemungkinan yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Maka, secara garis besar perencanaan ialah mendeskripsikan situasi masa depan, berdasarkan pemahaman atas kondisi saat ini, mengembangkan kemungkinan dan pemilihan upaya untuk mencapai masa depan, menentukan langkah – langkah kerja untuk mencapai masa depan, memperkirakan kebutuhan sumber daya dan waktu yang diperlukan, serta menentukan indikator dan cara pengukuran keberhasilan.

Djoko wijono (1997) berpendapat bahwa perencanaan yang baik adalah perencanaan yang :

a.       Mempunyai tujuan yang jelas

b.      Uraian kegiatan yang lengkap

c.       Ditetapkan jangka waktu pelaksanaannya

d.      Memberi arahan nagi organisasi pelaksana

e.       Memberikan arahan faktor penghambat dan pendukung serta hal – hal yang perlu dilakukan.

f.       Tidak terlepas dari sistem yang ada dan diketahui kaitannya dengan elemen – elemen sistem lainnya

g.      Memenuhi standar yang dipakai untuk menilai dan mekanisme control

h.      Luwes,fleksibel dan dapat disesuaikan dengan situasi dan konidisi yang dihadapi

B.     FUNGSI PERENCANAAN

1.      Perencanaan sebagai pengarah

Perencanaan akan menghasilkan upaya – upaya pencapaian tujuan dengan cara yang lebih terkoordinasi. Organisasi yang tidak menjalankan perencanaan sangat mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya, dan ketidakberhasilan dalam pencapaian tujuan dikarenakan bagian – bagian dari organisasi bekerja secara sendiri – sendiri tanpa ada koordinasi yang jelas dan terarah.

2.       Perencanaan sebagai minimalisasi ketidakpastian

Pada dasarnya, segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Tidak ada yang tidak berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan seringkali sesuai dengan apa yang kita perkirakan, akan tetapi tidak jarang pula perubahan terjadi di luar perkiraan kita sebelumnya, sehingga menimbulkan ketidakpastian bagi organisasi. Ketidakpastian inilah yang dapat diminimalkan melalui kegiatan perencanaan.

3.      Perencanaan sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya

Jika perencanaan dilakukan dengan baik, maja jumlah sumber daya yang dibutuhkan, cara penggunaanya dan tujuan penggunaanya dapat dipersiapkan dengan lebih baik sebelum kegiatan dijalankan. Dengan demikian, pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat diminimalkan, sehingga tingkat efisiensi dari organisasi akan meningkat.

4.      Perencanaan sebagai penetapan standar pengawasan kualitas

Dalam perencanaan, organisasi menentukan tujuan dan rencana – rencana untuk mencapai tujuan tersebut.

C.     PERSYARATAN PERENCANAAN

1.      Faktual dan realistis

Apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi organisasi.

2.      Logis dan rasional

Apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu perencanaan tersebut dapat dijalankan.

3.      Fleksibel

Perencanaan yang baik diharapkan tetap dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, sekalipun tidak berarti bahwa palnning dapat diubah dengan mudah tanpa dasar pertimbangan yang tepat.

4.      Komitmen

Perencanaan yang baik datang dari dan melahirkan komitmen terhadap keseluruhan  anggota organisasi untuk bersama – sama melakukan upaya dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi.

5.      Komprehensif

Syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek – aspek yang terkait langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi.

D.    CIRI – CIRI PERENCANAAN

a.       Bagian dari sistem administrasi

Berhasil menempatkan pekerjaan perencanaan sebagai bagian dari sistem administrasi secara keseluruhan.

b.      Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan

Perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terus – menerus dan berkesinambungan. Perencanaan yang dilakukan hanya sekali bukanlah perencanaan yang dianjurkan.

c.       Berorientasi pada masa depan

Hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut, apabila dapat dilaksanakan, akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini, tetapi juga pada masa yang akan datang.

d.      Mampu menyelesaikan masalah

Perencanaan yang baik adalah yang mampu menyelesaikan berbagai masalah ataupun tantangan yang dihadapi. Penyelesaian masalah dan ataupun tantangan terseubt dilakukan secara bertahap, yang harus tercermin pada pentahapan perencanaan yang akan dilakukan.

e.       Mempunyai tujuan

Perencanaan yang baik adalah yang mempunyai tujuan yang dicantumkan secara jelas.

f.       Bersifat mampu kelola

Bersifat mampu kelola, dalam arti bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan dengan sumber daya.

E.     MACAM - MACAM PERENCANAAN

1.      Ditinjau dari jangka waktu berlakunya rencana

a.       Perencanaan jangka panjang

Jika masa berlakunya rencana tersebut antara 12 sampai 20 tahun.

b.      Perencanaan jangka menengah

Jika masa berlakunya rencana tersebut antara 5 sampai 7 tahun.

c.       Perencanaan jangka pendek

Jika masa berlakunya rencana tersebut hanya untuk jangka waktu 1 tahun saja

2.      Ditinjau dari frekuensi penggunaan

a.       Digunakan satu kali

Rencana yang dihasilkan hanya dapat dipergunakan satu kali. Perencanaan yang seperti ini dapat secara sengaja dilakukan, atau karena memang telah tidak dapat digunakan lagi. Antara lain karena keadaan lingkungan yang telah berubah.

b.      Digunakan berulang kali

Rencana yang dapat digunakan beberapa kali. Rencana ini hanya dapat digunakan jika situasi dan kondisi lingkungan sistem normal tanpa perubahan berarti.

3.      Ditinjau dari tingkatan rencana

a.       Perencanaan induk

Rencana yang lebih menitikberatkan uraiannya pada kebijakan. Dengan kata lain, rencana ini mengandung tujuan jangka panjang dan memiliki ruang lingkup yang luas.

b.      Perencanaan operasional

Rencana yang lebih menitikberatkan uraiannya pada pedomana dan petunjuk yang akan digunakan dalam melaksanakan suatu program.

c.       Perencanaan harian

Rencana harian yang biasanya ditemukan pada pelaksanaan program yang bersifat rutin.

4.      Ditinjau dari filosofi perencanaan

a.       Perencanaan memuaskan

Rencana yang tidak terlalu mementingkan keuntungan, melaikan kepuasan semua pihak.

b.      Perencanaan optimal

Rencana yang mementingkan pencapaian tujuan secara optimal. Pada rencana ini, ukuran kuantitas menjaid penting, karena perhatian lebih ditujukan pada bagian bagian yang produktif.

c.       Perencanaan adaptasi

Rencana yang cenderung menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi.

5.      Ditinjau dari orientasi waktu

a.       Perencanaan berorientasi masa lalu-kini

Rencana yang dibuat karena kebutuhan yang mendesak dan akan berlaku pada saat itu saja.

b.      Perencanaan berorientasi masa depan

Rencana yang berorientasi pada masa depan , dibagi menjadi 3, yaitu :

·         Perencanaan redistributif

Rencana yang tidak didasarkan pada pengkajian secara mendalam dan lazimnya merupakan kelanjutan dari perencanaan masa lalu-kini

·         Perencanaan spekulatif

Rencana yang dasar pengkajian yang bersifat sangat dirasakan.

·         Perencanaan kebijakan

Rencana yang dasar pengkajian yang telah dilakukan secara mendalam

6.      Ditinjau dari ruang lingkup

a.       Perencanaan strategik  

Rencana yang berisikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Adapun rencana dengan model ini sulit untuk diubah.

b.      Perencanaan taktis

Rencana yang berisikan uraian yang bersifat jangka pendek dan mudah menyesuaikan dengan kondisi lingkungan dengan tetap berorientasi pada pencapaian tujuan.

c.       Perencanaan menyeluruh

Rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dab lengkap

d.      Perencanaan terpadu

Rencana yang mengandung uraian yang menyeluruh serta bersifat terpadu.

F.      UNSUR RENCANA

1.      Misi

Uraian yang terkandung dalam misi ini mencakup bidang yang amat luas, yang antara lain meliputi latar belakang, cita – cita, tugas pokok, dan ruang lingkup kehidupan organisasi. Uraian misi digunakan sebagai pedoman bagi pelaksana rencana, melainkan juga dapat digunakan untuk memperoleh dukungan dari pihak ketiga, seperti halnya dukungan dari pihak ketiga, seperti dukungan dana, izin pelaksanaan, dan lain sebagainya.

2.      Rumusan masalah

a.       Harus mempunyai tolok ukur

Mencakup lima hal pokok, yakni tentang apa masalahnya, siapa yang terkena masalah, dimana masalah ditemukan, bilamana masalah terjadi serta berapa besar masalahnya.

b.      Bersifat netral

Tidak mengandung uraian yang dapat diartikan sebagai menyalahkan orang lain, menggambarkan penyebab timbulnya masalah dan ataupun cara mengatasi masalah.

3.      Tujuan umum dan tujuan khusus

Syarat rumusan tujun :

·         Harus bertitik tolak dari masalah yang ditemukan

·         Harus menunjuk pada suatu keadaan yang ingin dicapai

·         Harus mempunyai tolak ukur

a.       Tujuan umum

Suatu rumusan tujuan disebut sebagai tujuan umum apabila tidak disertai dengan uraian tentang tolok ukurnya. Karena tidak disertai dengan tolok ukur, maka pada umunya, ditemukan kesulitan pengukuran keberhasilan atau kegagalan pencapaian. Adapun pencantuman tujuan umum dalam suatu rencana semata – maat ditujukan untuk memperluas cakrawala, sehingga diharapkan akan muncul inisiatif, kreasi, dan inbovasi dari para pelaksana pada saat melaksanakan sebuah rencana.

b.      Tujuan khusus

Suatu rumusan tujuan dapat disebut sebagai tujuan khusus apabila telah dilengkapi dengan tolok ukurnya. Secara umum, tolok ukur pencapaian tujuan khusus mencakup jawaba terhadap pertanyaan – pertanyaan sebagai berikut :

1)      Masalah apa yang ingin diatasi?

2)      Siapa yang terkena dampak masalah tersebut?

3)      Dimana masalah tersebut ditemukan?

4)      Berapa besar target yang ingin dicapai?

5)      Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk dapat mecapai target tersebut?

4.      Kegiatan

Di satu pihak, setiap kegiatan ditujukan untuk mengatasi masalah yang ditemukan dan ditujukan untuk membantu pencapaian tujuan dipihak lain.

5.      Asumsi perencanaan

Asumsi perencanaan dibagi menjadi :

a.       Asumsi yang bersifat positif, yaitu berbagai faktor penunjang yang dinilai akan ditemukan pada waktu pelaksanaan rencana dan akan memberikan peranan yang amat besar untuk keberhasilan program

b.      Asumsi yang bersifat negatif, yaitu berbagai faktor penghambat yang dinilai akan ditemukan pada pelaksanaan dan dapat menggagalkan pelaksanaan rencana.

6.      Strategi pendekatan

a.       Pendekatan institusi

Pada strategi pendekatan institusi, pelaksanaan program sangat tergantung dari ada atau tidaknya dukungan berbagai aparat pemerintah. Pada pendekatan ini, lebih banyak digunakan wewenang dan kekuasaan, termasuk penggunaan berbagai peraturan perundang – undangan.

b.      Pendekatan kemasyarakatan

Pendekatan kemasyarakatan ditujukan untuk menimbulkan motivasi dalam diri masyarakat, sehingga dengan penuh kesadaran, masyarakat bersedia untuk berperan secara aktif dalam program yang akan dilaksanakan.

7.      Sasaran

a.       Sasaran langsung

Sasaran utama yang ingin dituju oleh suatu program. Adapun keberhasilan ataupun kegagalan program sangat ditentukan oleh seberapa jauh sasaran langsung ini berhasil dicapai.

b.      Sasaran tidak langsung

Sasaran tambahan yang ingin dituju oleh suatu program

8.      Waktu

Sebuah rencana yang baik haruslah mengandung uraian yang menunjuk pada jangka waktu atau lamanya rencana tersebut dilaksanakan. Untuk menentukan waktu suatu rencana tidaklah mudah. Terdapat banyak faktor yang mempengaruhi, seperti halnya sumber daya yang dimiliki, besarnya masalah yang dihadapi, rumusan tujuan yang ingin dicapai, ataupun strategi pendekatan yang akan digunakan.

9.      Organisasi dan tenaga pelaksana

Ada atau tidaknya uraian tentang organisasi dan tenaga pelaksana turut menentukan baik atau tidaknya sebuah rencana. Hak, kewajiban, serta tugas masing masing SDM yang ada harus diuraikan secara jelas. Adapun pembagian tugas amat penting dalam rangka memperlancar kegiatan yang akan dilaksanakan.

10.  Biaya

Sebuah rencana yang baik haruslah mencantumkan uraian tentang biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan rencana itu sendiri. Dalam bidang kesehatan, terdapat dasar yang dapat digunakan untuk memperkirakan besarnya biaya yang diperlukan,yakni :

a.       Jumlah sasaran yang ingin dicapai

b.      Jumlah dan jenis kegiatan yang akan dilakukan

c.       Jumlah dan jenis personalia yang terlibat

d.      Waktu pelaksanaan program

e.       Jumlah dan jenis saran yang dibutuhkan

Adapun dalam penyusunan rancangan biaya, pengelompokan dapat dilakukan seperti halnya :

a.       Biaya personalia

b.      Biaya operasional

c.       Biaya sarana dan fasilitas

d.      Biaya penilaian

e.       Biaya pengembangan

11.  Metode dan kriteria penilaian

Metode dan criteria penilaian adalah unsur terakhir yang harus terdapat dalam rencana. Adapaun keduanya digunakan dalam menilai keberhasilan ataupun kegagalan program.

G.    PROSES PERENCANAAN

1.      Analisis situasi

Langkah untuk mengkaji masalah program dan masalah yang akan digunakan sebagai dasar untuk menyusun perencanaan program aksi. Pada tahapan ini, dilakukan pencarian dan pengolahan data hingga menjadi sebuah informasi yang utuh. Adapun pengolahan data dilakukan dengan menyesuaikan jenis dan juga ruang lingkup perencanaan program kesehatan yang hendak disusun.

2.      Identifikasi dan penetapan prioritas masalah

Identifikasi dan penetapan proritas masalah yang ditujukan agar perencanaan yang dibuat dapat secara tepat sasaran menjawab permasalahan yang ada secara efektif dan efisien.

3.      Perumusan tujuan dan target pencapaian

Merumuskan tujuan – tujuan program operasional akan sangat bermanfaat dalam proses penetapan langkah – langkah kegiatan untuk mencapai tujuan dan memudahkan evaluasi hasil.

4.      Kajian terhadap hambatan pelaksanaan

Mengkaji kembali hambatan dan kelemahan program sejenis yang pernah dilaksanakan. Yang bertujuan untuk mencegah terulang kembali hambatan yang serupa. Ada 3 pengklasifikasian hambatan dan kendala :

a.       Hambatan dan kendala yang dapat dihilangkan

b.      Hambatan dan kendala yang dapat dimodifikasi atau dikurangi

c.       Hambatan dan juga kendala yang tidak dapat dihilangkan atau dimodifikasi

5.      Penyusunan rencana kerja operasional(RKO)

Sebuah RKO yang baik, haruslah dilengkapi dengan informasi – informasi sebagai berikut :

a.       Mengapa kegiatan ini penting dilaksanakan?(why)

b.      Apa yang akan dicapai ?(what)

c.       Bagaimana cara mengerjakannya dan siapa sasaran kegiatan?(how)

d.      Siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegoatan?(who)

e.       Sumber daya pendukung?(what support)

f.       Dimana kegiatan akan dilaksanakan?(where)

g.      Kapan kegiatan ini akan dikerjakan?(when)

ANALISIS HAMBATAN SERTA IMPLEMENTASI PADA BIDANG KESEHATAN

Maksudnya adalah untuk mengetahui dengan jelas berbagai faktor penopang dan ataupun penghambat yang diperkirakan akan dihadapi apabila rencana tersebut dilaksanakan. Untuk dapat mengetahui secara lengkap berbagai faktor penopang serta penghambat, perlu dilakukan kajian yang seksama tentang keadaan organisasi yang akan melaksanakan rencana tersebut. Kajian yang seperti ini dikenal dengan nama analisis SWOT.

Unsur – unsur analisis SWOT

1.      Kekuatan

Berbagai kelebihan yang bersifat khas yang dimiliki oleh suatu organisasi yang apabila dapat dimanfaatkan akan berperan besar tidak hanya dalam memperlancar berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi, ettapi juga dalam mencapai tujuan yang dimiliki organisasi.

2.      Kelemahan

Kekurangan yang bersifat khas yang dimilki oleh suatu organisasi, yang apabila berhasil diatasi akan berperan besar dalam mencapai tujuan yang dimiliki oleh organisasi

3.      Kesempatan

Peluang yang bersifat positif yang dihadapi oleh suatu organisasi yang apabila dapat dimanfaatkan akan besar peranannya dalam mencapai tujuan organisasi

4.      Hambatan

Kendala yang bersifat negatif yang dihadapi oleh suatu organisasi, yang apabila berhasil diatasi akan besar peranannya dalam mencapai tujuan organisasi.

A.    TEKNIK ANALISIS SWOT

1.      Melakukan analisis kekuatan dan kelemahan organisasi

a.       Menetapkan unsur – unsur organisasi yang akan dinilai

·         Unsur perangkat organisasi, terdiri dari tenaga,dana,sarana,dan metoda

·         Unsur fungsi organisasi,terdiri dari perencanaan,pengorganisasian, penggerakan, serta pengawasan.

b.      Memberikan nilai untuk setiap unsur yang akan dinilai

·         Nilai penampilan yang dinyatakan dengan baik atau buruk

·         Nilai kepentingan yang dinyatakan dengan penting atau tidak penting

c.       Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan

d.      Menarik kesimpulan hasil penilaian

2.      Melakukan analisis kesempatan organisasi

a.       Menetapkan unsur – unsur yang akan dinilai

Biasanya unsur – unsur yang akan dinilai tersebut merupakan hal – hal yang baru bagi organisasi. Mislanya perubahan kebijakan pemerintah, perubahan tingkat sosial ekonomi penduduk

b.      Memberikan nilai untuk setia unsur yang akan dinilai

·         Nilai daya tarik yang dinyatakan dengan tinggi dan rendah

·         Nilai kemungkinan keberhasilan yang dinyatakan dengan tinggi dan rendah

c.       Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan

d.      Menarik kesimpulan hasil penilaian

3.      Melakukam  analisis hambatan organisasi

a.       Menetapkan unsur – unsur yang akan dinilai

Biasanya unsur – unsur yang akan dinilai tersebut merupakan hal – hal yang baru bagi organisasi. Mislanya perubahan kebijakan pemerintah, perubahan tingkat sosial ekonomi penduduk

b.      Memberikan nilai untuk setia unsur yang akan dinilai

·         Nilai kemungkinan menculnya hambatan yang dinyatakan dengan sering dan jarang

·         Nilai seriusnya hambatan yang dinyatakan dengan serius dan tidak

c.       Membuat matrik dari hasil penilaian yang dilakukan

d.      Menarik kesimpulan hasil penilaian

B.     MENGATASI HAMBATAN DALAM PERENCANAAN

a.       Organisasi dapat menjadi lebih efektif jika staf diarahkan pada tujuan umum dan tujuan khusus yang spesifik.

b.      Perencanaan harus fleksibel dan memungkinkan untuk penyesuaian kembali saat dihadapkan pada kejadian yang tidak diharapkan

c.       Manajer harus melibatkan staf dan unit terkait dalam proses perencanaan yang dapat dipengaruhi oleh alur tindakan.

d.      Rencana harus spesifik, sederhana, dan realistis

e.       Kenali waktu yang tepat untuk melakukan perencanaan

f.       Perencanaan yang baik terintegrasi dengan alat evalusi sehingga koreksi dapat dilakukan selama pelaksanaan terhadap sesuatu yang tidak diharapkan.

C.     HAMBATAN DAN KELEMAHAN PROGRAM

a.       Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi

·         Motivasi kerja staf rendah

·         Pengetahuan dan keterampilan kurang

·         Arus informasi tentang pelaksanaan program lamban

·         Peralatan belum tersedia

·         Laporan kegiatan tidak dimanfaatkan untuk menyusun rencana kegiatan

·         Jumlah dana operasional kurang

·         Waktu yang tersedia tidak digunakan untuk menyusun rencana kerja

b.      Hambatan yang terjadi pada lingkungan

·         Hambatan geografi (jalan rusak)

·         Iklim atau musim hujan

·         Tingkat pendidikan masyarakat rendah

·         Sikap dan budaya masyarakat yang tidak kondusif

·         Perilaku masyarakat yang kurang pasrtisipatif

DAFTAR PUSTAKA

Azwar M.P.H,prof.DR.Dr.azrul.2012.Pengantar Administrasi Kesehatan.edisi ketiga.Tangerang : Binarupa Aksara

Darmawan, Surya Ede dan Amal Chalik Sjaaf.2016. Administrasi Kesehatan Masyarakat Teori dan Praktek. Jakarta : Rajawali Pers

L.marquis,Bessie dan J.Huston,carol.2010.Kepemimpinan dan Manajemen Keperawatan Teori dan Aplikasi. Jakarta : Penerbit Buku Kedokteran

TUGAS DASAR – DASAR OMPE

Perencanaan dan analisis hambatan

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK 9

WAHYUNI USMAN            NIM : 1613201010

DOSEN PEMBIMBING : ELFIAN,M.Kes

PROGRAM STUDI S1 KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS PAHLAWAN

 TUANKU TAMBUSAI